Neben hochaktuellen Themen im Finanzbereich, wie die Vorbereitung auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESG-Reporting) oder unseren USP-Kompetenzen im Financial Reporting, wie die Begleitung einer Umstellung auf International Financial Reporting Standards (IFRS) haben wir unsere Mandanten in den letzten Monaten sehr häufig bei der Optimierung ihrer Abschlussprozesse (Fast Close) unterstützt: Eine Renaissance der Fast Close Projekte.
In der Vergangenheit herrschte bei den börsennotierten Unternehmen der Wettbewerb, wer seine Abschlüsse am schnellsten aufstellen kann. Der Fast Close als eine Visitenkarte des Finanzbereichs.
Heute ist es die Digitalisierung und der Wunsch nach effizienten Finanzprozessen oder aber der Zwang, in unsicheren Zeiten möglichst schnell verlässliche Steuerungsinformationen zu haben.
Was versteht man unter Fast Close?
Ziel des Fast Close ist es, den Abschlussprozess zu beschleunigen, indem manuelle Prozesse automatisiert werden und effizientere Arbeitsabläufe geschaffen werden.
Ein schneller Abschluss kann es Unternehmen ermöglichen, schneller auf Veränderungen in ihrer Finanzlage zu reagieren und Investoren und Analysten schneller und verlässlichere Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Fast Close-Prozess kann auch dazu beitragen, die Arbeitsbelastung und die Zufriedenheit der Personen im Finanzbereich zu optimieren, indem er den Abschlussprozess effizienter und mit weniger Belastungsspitzen gestaltet.
Warum ist Fast Close für Unternehmen wichtig?
Die Gründe für Fast Close Initiativen sind sehr unterschiedlich und reichen von Kapitalmarktanforderungen, über Steuerungsfähigkeit und Effizienzsteigerung bis hin zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit möchten Unternehmen und Investoren insbesondere mögliche Risiken so schnell wie möglich erkennen und darauf reagieren.
Die laufende Finanzberichterstattung ist das wichtigste Instrument, um die Finanzlage eines Unternehmens verlässlich beurteilen und analysieren zu können. Daher benötigen Unternehmen und ihre Stakeholder in unsicheren wirtschaftlichen Zeiten ihre Abschlüsse schneller, um zeitnah auf mögliche Risiken reagieren zu können. Sie helfen z.B. dabei Finanzierungsbedarfe besser zu planen und Finanzierungskosten zu senken.
Börsennotierte Unternehmen müssen darüber hinaus bestimmte Fristen bei der Veröffentlichung der verschiedenen Finanzdaten einhalten, um die Transparenz und Integrität des jeweiligen Kapitalmarktes zu gewährleisten. Dies hat zur Folge, dass in Konzernen auch die Zulieferung der Finanzdaten aus den Tochtergesellschaften meist eng getaktet ist.
Unabhängig von den Regularien der jeweiligen Kapitalmärkte kann eine schnelle Veröffentlichung von Finanzdaten dazu beitragen, dass ein Unternehmen auf dem Kapitalmarkt (oder auch von Banken) besser bewertet wird, da Investoren und Analysten schneller die Finanzlage des Unternehmens verstehen und einschätzen können. Ein schnelles Financial Reporting stärkt tendenziell das Vertrauen von Investoren und Geldgebern, was wiederum dazu beitragen kann, dass Unternehmen leichter und günstiger an Kapital gelangen.
Ein Fast Close Projekt ist aber auch eine klassische Prozessoptimierung bei der die End-to-End Prozesse von einer geschäftlichen Transaktion bis hin zum Reporting im Abschluss (Record-to-Report) analysiert und optimiert werden.
Durch die Automatisierung von manuellen Prozessen, den Einsatz digitaler Tools und Technologien sowie der Implementierung effizienterer Arbeitsabläufe kann der Abschlussprozess schneller und effizienter gestaltet werden, was zu einer Reduzierung der Zeit- und Arbeitskosten für den Abschlussprozess führen kann. Darüber hinaus kann auch das Finance-Team von einem Fast Close-Prozess auf verschiedene Arten profitieren:
- Reduzierung von Belastungsspitzen und des Arbeitsaufwands insgesamt
- Fokussierung auf Wertschöpfende Tätigkeiten
- Weiterentwicklung von Fähigkeiten
Insgesamt kann zusammenfassend gesagt werden, dass ein Fast Close Ansatz die Skalierbarkeit des Finanzbereichs erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens verbessern kann. Als Finance-Initiative ist es ein klar fokussiertes Projekt, mit messbarem Ziel das i.d.R. viele positive Seiteneffekte im Finanzbereich mit sich bringt.
Ansatzpunkte für eine Beschleunigung der Abschlusserstellung
Unsere Erfahrung zeigt, dass es eine Vielzahl von Ansatzpunkten zur Optimierung der Abschlussprozesses gibt. Ansatzpunkte, Dossierung und Umsetzungsdauer hängen von unterschiedlichen Faktoren ab, wie z.B.
- Angestrebte Veröffentlichungszeitpunkte
- Konzernstruktur und Organisation des Finanzbereichs
- Relevante Rechnungslegungsstandards (lokal, Gruppe)
- IT-Infrastruktur im Finanzbereich und vorgelagerten Bereichen
- Finance-Team und zuliefernde Abteilungen
- Wirtschaftsprüfer
Den optimalen Methodenmix erarbeiten wir zusammen mit euch in einer Reihe von gemeinsamen Initial-Workshops, denn ihr kennt die Herausforderungen der eigenen Organisation am besten und wir bringen unsere Erfahrung und Expertise mit.
Grundsätzlich gibt es aber folgende Standardansätze, die in der einen oder anderen Form fast überall zum Einsatz kommen:
- Teamarbeit: In vielen Fällen hakt es bereits an einer klar geregelten und engen Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen und Abteilungen, wie Group Accounting, Group Controlling, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Personal etc.
- Standardisierung: Durch Standardisierung von Prozessen, Berichtsformaten und Reportinginhalten (z.B. Kontierungs-/Accounting Guidelines) werden Tätigkeiten zur Klärung, Überleitung oder Prüfung von Informationen reduziert und zudem einzuhaltende Standards geschaffen.
- Automatisierung: In der Regel gibt es im Record-to-Report Prozess zahlreiche kleine oder große Stellschrauben, um manuelle oder halb-automatische Tätigkeiten zu automatisieren. Dies müssen nicht immer neue IT-Lösungen sein. Meist können auch die bestehenden Lösungen besser genutzt werden, um Dateneingaben zu automatisieren oder die Überprüfung von Konten und Buchungen zu vereinfachen.
- Vorverlegung von Abschlusstätigkeiten: Durch die Verlegung von vorbereitenden Tätigkeiten auf Zeiträume vor dem eigentlichen Abschlussstichtag kann der anfallende Arbeitsaufwand zum Abschlussstichtag reduziert und insgesamt entzerrt werden.
- Vereinfachung der Bilanzierung und Bewertung: In begrenzten Fällen kann man gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer auch über Vereinfachungen bei der Bilanzierung und Bewertung sprechen, um den Abschlussprozess zu beschleunigen. Z.B. die Verwendung von Schätzungen oder Standardwerten.
- Vorabprüfung: Da der Weg zu geprüften und veröffentlichten Finanzdaten meist auch die Prüfungstätigkeit des Wirtschaftsprüfers beinhaltet, können durch eine mit dem Prüfer vereinbarte Vorabprüfung definierter Sachverhalte frühzeitig erkannt und abgestimmt werden und der Prüfungszeitraum nach dem Abschlussstichtag eventuell reduziert werden. Eine Vorabprüfung ist aber kein Ersatz für die Hauptprüfung durch den Wirtschaftsprüfer.
- Nutzung von Checklisten oder Closing-Tools: Eine klare Definition von Verantwortlichkeiten und Terminen im Team stellt sicher, dass jeder seine Rolle versteht, die Moral oben bleibt und unnötige Verwirrungen vermieden werden. So kann im Abschlussprozess auf zeitaufwändige Statusmeetings und Abstimmungsrunden verzichtet werden.
Jeder dieser Standardansätze kann im Rahmen eines Fast Close Projekts in unterschiedlicher Form und Intensität eingesetzt werden. Es ist jedoch wichtig, die richtige Kombination für euer Unternehmen und eure Ziele zu finden.
Aspekte, die bei Fast Close Projekten häufig vernachlässigt werden
In den meisten Fällen sind Fast Close Initiativen in Konzernkonstellationen anzutreffen. Hierbei spielt die frühzeitige Einbindung der Tochtergesellschaften sowie die gemeinsame Erarbeitung und Umsetzung der Beschleunigungsmaßnahmen eine entscheidende Rolle. Werden Tochtergesellschaften gar nicht oder zu spät über die anstehenden Veränderungen im Abschlusszeitplan informiert kann dies zu erheblichen Verwerfungen im Reporting- und dem anschließenden Prüfungsprozess auf lokaler Ebene führen.
Zudem werden Veränderungen im Abschlusszeitplan sehr häufig am Reißbrett geplant. Dies führt dazu, dass Abschlussaktivitäten lediglich aus Finanzsicht betrachtet und bewertet werden, ohne die operativen Geschäftsbereiche in die Planung miteinzubeziehen. Im Ergebnis stehen die geplanten Erledigungs- und Zieltermine nicht selten im Widerspruch zu Geschäftsabläufen, die aufgrund von exogenen Faktoren nicht veränderbar sind. Ein umfassender Austausch mit Vertretern der angrenzenden operativen Abteilungen ist somit zwingend geboten.
Die dezentrale Speicherung von Daten und Informationen (in Excel- oder Worddateien) stellt einen weiteren Aspekt dar, wodurch Abschlussarbeiten deutlich erschwert werden. Fallen Mitarbeiter im Abschlussprozess durch Krankheit o.ä. aus, ist es unabdingbar bereits im Vorhinein klare Vertretungs- und Zuständigkeitsregelungen zu definieren. Werden nun aber abschlussrelevante Informationen oder Berechnungen dezentral gespeichert, so ist es für Vertretungen oft unmöglich die Aufgaben im vorgegebenen Zeitfenster zu erledigen. Zentrale Ablagestrukturen und systemimmanente Aufbereitungen von Daten sind daher der Schlüssel für effiziente Notfallszenarien.
Geschwindigkeit um jeden Preis?
Eine beschleunigte Abschlusserstellung darf auf keinen Fall auf Kosten von Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten erfolgen.
Um sicherzustellen, dass die Qualität der Finanzdaten in der verbliebenen Zeit nicht beeinträchtigt wird, werden die im Rahmen von Fast Close Initiativen genutzten Optimierungsmaßnahmen so umgesetzt, dass entsprechende Qualitätssicherungsmechanismen bereits integriert sind oder das zusätzliche Qualitätssicherungsmaßnahmen eingebaut werden.
- Automatisierung von Prozessen, wird so umgesetzt, dass menschliche Fehler reduziert werden oder Zeit eingespart wird, um die Datenqualität zu erhöhen.
- Erhöhte Standardisierung, um sicherzustellen, dass Daten bereits korrekt erfasst werden, aber auch inhaltlich passen.
- Definition von Kontrollprozessen und -verantwortlichkeiten, um Inkonsistenzen oder Fehler zu erkennen und zu korrigieren.
- Schulung von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um die Aufgaben effektiv auszuführen.
Abschlussprozesse stehen grundsätzlich im Spannungsfeld Zeit- Qualität - Kosten - Compliance. Daher stimmen wir bei unseren Mandanten diese vier Dimensionen immer individuell ab. Die Datenqualität hat jedoch immer höchste Priorität.
Mit unserer Erfahrung und kombinierten fachlichen sowie technisch-prozessualen - Expertise ist die PAS Financial Advisory AG der perfekte Partner für die Umsetzung von Fast Close Ansätzen.
Gerne berichten wir von unseren Erfahrungen bei NextGen Fast Close Projekten.
