Ausschreibungs­­verfahren für die Abschluss­prüfung

Der Erfolg des Projekts hängt an einer detaillierten Ressourcen- und Projektplanung über die gesamte Projektdauer. Für die effiziente und vor allem erfolgreiche Projektdurchführung ist es daher auf Seiten des Unternehmens entscheidend, dass es gelingt, die in der Strategie festgelegten Ziele im Rahmen der durch das Unternehmen vorgegebenen Zeiträume zu erreichen.

Zentrale Säulen der Ausschreibung sind insbesondere für die Unternehmen von öffentlichem Interesse die Termine des Prüfungsausschusses und des Aufsichtsrats, in welchen die wesentlichen Entscheidungen des Ausschreibungsverfahrens verantwortet werden. In den meisten Fällen werden die Gremien nicht über ausreichend eigene personelle Ressourcen verfügen, um den Ausschreibungs- und Auswahlprozess selbst durchzuführen, sodass in der Regel zur operativen Durchführung über den Vorstand eine Projektgruppe eingerichtet wird.

Sind die Ressourcen- und Terminplanung der Gremien für die Projektplanung als Grundsteine zu betrachten, so sind die Ressourcen zur operativen Durchführung für das Projekt nicht weniger wichtig. Für die Ausschreibung des Abschlussprüfers sind umfangreiche Unterlagen zu entwickeln und zu erstellen, die ein transparentes und diskriminierungsfreien Verfahren ermöglichen. Dabei gilt insbesondere, dass die Angebote der potentiellen Prüfer qualitativ hochwertiger und zielgerichteter sind, wenn die bereitgestellten Informationen von höchster Qualität sind.

Bevor es zu den eigentlichen Auswahlschritten des Verfahrens kommt, müssen unzählige Informationen über das eigene Unternehmen gesammelt, selektiert und verarbeitet werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass zum einen den gesetzlichen inhaltlichen Anforderungen an die Ausschreibungsunterlagen nachgekommen werden kann und zum anderen der zukünftige Abschlussprüfer ein tiefergehendes Verständnis über das Unternehmen und dessen Geschäftstätigkeit erhält. Abschließend sollen die Informationen eine nachvollziehbare und über alle Angebote vergleichbare Kalkulation des Prüfungshonorars auf Basis der durchzuführenden Prüfungsleistungen ermöglichen.

Verfügen große Unternehmen über eine Vielzahl von Systemen mit unterschiedlichen Datenquellen, so verfügen wachsende Unternehmen zumeist über noch keine oder erst kürzlich implementierte ERP-Systeme. Beides stellt die Informationsbeschaffung vor Herausforderungen.

Da für die Ausschreibung nicht selten Informationen benötigt werden, die nicht in den ERP-Systemen geführt werden, sollte bereits zu Beginn des Projekts sichergestellt werden, wie die notwendigen Informationen zusammengeführt werden können. Dabei kommen insbesondere bei multinationalen Konzernen neue Systemabfragen oder Reporting-Packages in Betracht. Gleichzeitig ist zu berücksichtigen, dass auch die nichtfinanziellen Informationen einen hohen Stellenwert haben, welche rechtzeitig erhoben werden müssen. Das betrifft erfahrungsgemäß insbesondere Informationen über notwendige Prüfungs- und Bestätigungsleistungen innerhalb der Unternehmensgruppe sowie deren gesetzlichen Voraussetzungen sowie dezentral im Finanzbereich eingesetzte Softwarelösungen. Diese werden in der Regel nicht in konzerneinheitlichen Systemen geführt und gepflegt.