Unser Ansatz für eine zielgerichtete ERP-Auswahl
Die Auswahl eines (neuen) Enterprise Ressource Planning (ERP)-Systems ist für viele Unternehmen eine Entscheidung, die die wesentlichen technischen und infrastrukturellen Rahmenbedingungen für die operativen Geschäftsprozesse auf Jahre hin festlegt. Aufgrund des herrschenden Transformationsdrucks sehen sich aktuell viele Unternehmen mit dieser grundlegenden Entscheidung konfrontiert, wobei die individuellen Gründe durchaus unterschiedlich sein können, z.B.:
- sind die aktuell im Einsatz befindlichen Systeme in die Jahre gekommen und laufen in naher Zukunft in Gefahr, aus der Wartung der Anbieter genommen zu werden (z.B. SAP R/3, Navision, etc.)
- bedient die aktuelle Systemlandschaft (oftmals sehr heterogen gewachsen) nicht mehr die gestiegenen Anforderungen, bspw. aufgrund von starkem Wachstum, neuem Geschäftsmodell, etc. beziehungsweise kann nur mit sehr großem Aufwand und großer Komplexität weiterbetrieben werden
- müssen aufgrund einer geplanten Transaktion oder Restrukturierung (bspw. Carve-Out) die bestehenden Systeme „verlassen werden“ oder wird aufgrund eines geplanten Exits (bspw. IPO) eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur benötigt
- sollen die gestiegenen internen und externen Anforderungen als Chance genutzt werden, die bestehenden (Finanz-) Prozesse grundlegend neu aufzustellen
Um diese wegweisende und bedeutende Entscheidung abzusichern, empfiehlt sich i.d.R. ein Auswahlprozess, um anhand von objektiv bewertbaren Kriterien, die beste Lösung für die individuellen Anforderungen zu finden. Zudem hilft ein solcher Prozess in einem dynamischen Marktumfeld, die aktuellen Entwicklungen in einer Entscheidung zu berücksichtigen.
Hierbei unterstützen wir unsere Kunden bei der Strukturierung dieses Entscheidungsprozesses, um sicherzustellen, dass sie das bestmögliche System für ihre Bedürfnisse erhalten. Ausgehend vom “Big-Picture” begleiten wir unsere Kunden durch eine ganzheitliche Betrachtung der Systeme, schaffen eine Vergleichbarkeit zwischen einzelnen Anbietern und stellen so auch einen bestmöglichen ROI einer solch weitreichenden Entscheidung sicher.
Hierbei unterstützen wir unsere Kunden bei der Strukturierung dieses Entscheidungsprozesses, um sicherzustellen, dass sie das bestmögliche System für ihre Bedürfnisse erhalten. Ausgehend vom “Big-Picture” begleiten wir unsere Kunden durch eine ganzheitliche Betrachtung der Systeme, schaffen eine Vergleichbarkeit zwischen einzelnen Anbietern und stellen so auch einen bestmöglichen ROI einer solch weitreichenden Entscheidung sicher.
Unser Ansatz
Unser Ansatz lässt sich grundsätzlich in drei Phasen mit insgesamt fünf Schritten unterteilen. Mit dem Bestreben, grundsätzlich jedoch einen schlanken Auswahlprozess sicherzustellen, lässt sich dieser Ansatz auch aufgrund der individuellen Rahmenbedingungen adaptieren oder erweitern.
Um die richtigen Schritte für die Auswahl des ERP-Systems ableiten zu können, soll zunächst ein gemeinsames Verständnis für die Schlüsselfaktoren der ERP-Auswahl geschaffen werden:
Im Zentrum der initialen Workshops stehen das individuelle Geschäftsmodell und der hiermit verbundene Wertschöpfungsprozess, welcher im (neuen) System abgebildet werden soll. Zusätzlich relevante Faktoren und Konzepte für diese initiale Erarbeitung der strategischen Leitplanken umfassen das grundsätzliche Steuerungskonzept, die Reportinganforderungen sowie die übergeordnete Vision des Unternehmens.
Hierbei sollen die kritischen individuellen Anforderungen (Key Requirements) definiert und herausgearbeitet werden. Dadurch können die für die Auswahl entscheidenden spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen des Unternehmens identifiziert und sichergestellt werden, so dass diese bei der Auswahl und Implementierung eines neuen Systems berücksichtigt werden können. Über die Festlegung einer Roadmap werden zudem der zeitliche Ablauf und die Schritte zur Umsetzung des Auswahl-Projekts konkretisiert sowie festgehalten.
Im Zentrum der initialen Workshops stehen das individuelle Geschäftsmodell und der hiermit verbundene Wertschöpfungsprozess, welcher im (neuen) System abgebildet werden soll. Zusätzlich relevante Faktoren und Konzepte für diese initiale Erarbeitung der strategischen Leitplanken umfassen das grundsätzliche Steuerungskonzept, die Reportinganforderungen sowie die übergeordnete Vision des Unternehmens.
Hierbei sollen die kritischen individuellen Anforderungen (Key Requirements) definiert und herausgearbeitet werden. Dadurch können die für die Auswahl entscheidenden spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen des Unternehmens identifiziert und sichergestellt werden, so dass diese bei der Auswahl und Implementierung eines neuen Systems berücksichtigt werden können. Über die Festlegung einer Roadmap werden zudem der zeitliche Ablauf und die Schritte zur Umsetzung des Auswahl-Projekts konkretisiert sowie festgehalten.
Nach der Festlegung der grundsätzlichen Anforderungen können geeignete Softwareanbieter ausgewählt werden, welche im weiteren Prozess berücksichtigt werden sollen (Long List). Die erste Empfehlung geeigneter Kandidaten basiert i.d.R. auf unserem Markt-Know-how bzw. auf unserer Einschätzung hinsichtlich eines möglichen Fits, die wiederum auf den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Scoping Prozess basiert. Für branchen- oder geschäftsprozessindividuelle Lösungen werden zusätzliche Marktstudien und -analysen herangezogen, um weitere spezifische Branchenlösungen in den Auswahlprozess zu inkludieren. Gegebenenfalls können bestimmte potenzielle Kandidaten aber aufgrund von bekannten bzw. definierten (K.O.-)Kriterien bereits von vornherein (wieder) ausgeschlossen werden.
Grundsätzlich empfehlen wir eine gemeinsame Auswahl von Softwareanbieter und Implementierungspartner (Systemhaus). Bei einigen Anbietern erfolgt hierbei ein Vorschlag des Implementierungspartners durch den Anbieter selbst, in anderen Fällen kann in der Regel direkt mit dem Systemhaus in Kontakt getreten werden.
Für die Durchführung des eigentlichen Auswahlprozesses hat sich ein schlanker, aber strukturierter Ansatz bewährt. Hierzu zählt insbesondere die Koordination der Anbieteranfragen bzw. -rückläufer, die Festlegung der internen Ansprechpartner, die Erstellung einer Q&A-Liste und Festlegung der übergeordneten Timeline des Auswahlprozesses (Deadline für Rückfragen, Deadline für Zusage zur Teilnahme am Auswahlprozess, etc.). Auch eine standardisierte Ausschreibungsunterlage wie ein RfI (Request for Information) oder RfP (Request for Proposal) ist in der Regel nach wie vor Teil eines solchen Prozesses. Allerdings kann im Kontext von standardisierten Cloud-ERP Systemen meist von umfassenden Anforderungslisten abgesehen werden. Viel wichtiger ist es unseres Erachtens, die definierten übergeordneten kritischen Anforderungen des Geschäftsmodells im Ausschreibungsdokument zu erläutern, um den einzelnen Anbietern ein Verständnis für die konzeptionellen Rahmenbedingungen zu geben. Zudem wird in der Regel um eine erste Einschätzung hinsichtlich Implementierungsaufwand und Lizenzkosten, für das im Ausschreibungsdokument skizzierte Szenario, gebeten.
Nach Ablauf der Deadline für die Teilnahme am Auswahlprozess erfolgt i.d.R. eine erste Bewertung der erhaltenen Unterlagen, sowie ggf. ein weiterer Ausschluss von potenziellen Kandidaten (Short-Listing).
Grundsätzlich empfehlen wir eine gemeinsame Auswahl von Softwareanbieter und Implementierungspartner (Systemhaus). Bei einigen Anbietern erfolgt hierbei ein Vorschlag des Implementierungspartners durch den Anbieter selbst, in anderen Fällen kann in der Regel direkt mit dem Systemhaus in Kontakt getreten werden.
Für die Durchführung des eigentlichen Auswahlprozesses hat sich ein schlanker, aber strukturierter Ansatz bewährt. Hierzu zählt insbesondere die Koordination der Anbieteranfragen bzw. -rückläufer, die Festlegung der internen Ansprechpartner, die Erstellung einer Q&A-Liste und Festlegung der übergeordneten Timeline des Auswahlprozesses (Deadline für Rückfragen, Deadline für Zusage zur Teilnahme am Auswahlprozess, etc.). Auch eine standardisierte Ausschreibungsunterlage wie ein RfI (Request for Information) oder RfP (Request for Proposal) ist in der Regel nach wie vor Teil eines solchen Prozesses. Allerdings kann im Kontext von standardisierten Cloud-ERP Systemen meist von umfassenden Anforderungslisten abgesehen werden. Viel wichtiger ist es unseres Erachtens, die definierten übergeordneten kritischen Anforderungen des Geschäftsmodells im Ausschreibungsdokument zu erläutern, um den einzelnen Anbietern ein Verständnis für die konzeptionellen Rahmenbedingungen zu geben. Zudem wird in der Regel um eine erste Einschätzung hinsichtlich Implementierungsaufwand und Lizenzkosten, für das im Ausschreibungsdokument skizzierte Szenario, gebeten.
Nach Ablauf der Deadline für die Teilnahme am Auswahlprozess erfolgt i.d.R. eine erste Bewertung der erhaltenen Unterlagen, sowie ggf. ein weiterer Ausschluss von potenziellen Kandidaten (Short-Listing).
Die verbleibenden Kandidaten auf der Shortlist (in der Regel handelt es sich dabei um Softwareanbieter sowie Implementierungspartner), werden nun eingeladen ihre Lösungen zu präsentieren und zu demonstrieren, wie sie die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllen können. Dies umfasst sowohl generelle Look-and-Feel-Demonstrationen, Darstellung der wesentlichen Standardprozesse, aber auch spezifische funktionale Lösungen für die unternehmensindividuellen Anforderungen. Zudem sollte in der Regel auf den angedachten Implementierungsansatz eingegangen werden. Bei Bedarf können weitere Deep Dives durchgeführt werden, um spezifische Anforderungen und Key Requirements genauer zu beleuchten.
Die Bewertung der einzelnen Anbieter, sowohl Software- als auch Implementierungspartner, basiert auf den vornherein definierten Kriterien. Neben der funktionalen Abdeckung der individuellen kritischen Anforderungen, können diese z.B. die Branchen- bzw. Projekterfahrung der Anbieter, die Qualität bzw. den Umfang der angebotenen Beratungsleistungen, die Kosten für Implementierung und Lizenzen oder die Flexibilität bei individuellen Anpassungen sein. Anhand dieser Kriterien sollen die verschiedenen Anbieter möglichst objektiv miteinander verglichen und bewertet werden. In der Regel erfolgt hierbei eine weitere Reduktion der möglichen Kandidaten auf zwei oder drei verbleibende Anbieter (bzw. Anbieterkombinationen aus Software- und Implementierungspartner).
Für die verbliebenen Szenarien ist es zumeist sinnvoll, eine entsprechende Value-Case-Betrachtung zu erstellen, um den Return-on-Investment (ROI) der neuen ERP-Software in die Entscheidung mit einzubeziehen. Hierbei kann sich der Umfang der Berechnung der Business Cases jedoch je nach Anforderung und verfügbaren Daten stark unterscheiden.
Für die finale Entscheidung des Managements erfolgt eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Bewertung und Berechnungen inkl. einer Empfehlung (des gemeinsamen Projektteams) für die bevorstehende Auswahl. Gegebenenfalls kann auch eine Begleitung der Präsentation(-en) für das Entscheidungsgremium erfolgen.
Für die verbliebenen Szenarien ist es zumeist sinnvoll, eine entsprechende Value-Case-Betrachtung zu erstellen, um den Return-on-Investment (ROI) der neuen ERP-Software in die Entscheidung mit einzubeziehen. Hierbei kann sich der Umfang der Berechnung der Business Cases jedoch je nach Anforderung und verfügbaren Daten stark unterscheiden.
Für die finale Entscheidung des Managements erfolgt eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Bewertung und Berechnungen inkl. einer Empfehlung (des gemeinsamen Projektteams) für die bevorstehende Auswahl. Gegebenenfalls kann auch eine Begleitung der Präsentation(-en) für das Entscheidungsgremium erfolgen.
Auch nach der getroffenen Entscheidung für ein neues System erfolgt i.d.R. eine Begleitung der weiteren Schritte. Insbesondere bei den folgenden Vertragsverhandlungen kann ein entsprechender unabhängiger Out-Side-View erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Interessen des Unternehmens angemessen berücksichtigt werden. Durch einen Review des Statement-of-Work (SOW) wird sichergestellt, dass ein realistischer und den Anforderungen entsprechender Projektumfang vereinbart wird (z.B. Anzahl der zu implementierenden Schnittstellen, funktionale Abdeckung, vereinbarte Hypercare-Leistungen, etc.).
Die Definition des Projekt- bzw. Rolloutplans sollte in enger Zusammenarbeit mit den Anbietern erfolgen. Hierbei werden Meilensteine definiert, Ressourcen zugewiesen und Zeitpläne festgelegt. Entscheidend hierbei ist unseres Erachtens insbesondere die Festlegung von realistischen und planbaren Meilensteinen (insbesondere des Go-Live-Datums) und die Berücksichtigung von individuellen Ressourcenengpässen (z.B. Jahresabschluss- bzw. Budgetierungsphase der Accounting- und Controllingteams).
Zudem ist der Aufbau einer leistungsfähigen Projektorganisation entscheidend für den Erfolg des Implementierungsprojekts. Hierbei unterstützen wir unsere Kunden bei der Erstellung eines Projektorganigramms, der Definition von Projektrollen und -gremien sowie die Zusammenstellung des kundenseitigen Projektteams. Des Weiteren soll in dieser Phase bereits der Aufbau bzw. die Vorbereitung der benötigten Projektinfrastruktur erfolgen, um den eigentlichen Start des Implementierungsprojekts möglichst reibungslos und fokussiert gestalten zu können. Hierzu zählen z.B. die Auswahl von geeigneten Projektmanagementtools, der Aufbau der entsprechenden Testinfrastrukturen und die Erstellung eines Projekthandbuchs bzw. -leitfadens.
Zusätzlich empfiehlt es sich, in dieser Phase bereits die wesentlichen Weichen hinsichtlich eines erfolgreichen Changemanagements zu stellen, durch eine Change-Impact-Analyse und die Definition eines gesamtheitlichen Change-Konzepts für das gesamte Implementierungsprojekt.
Die Definition des Projekt- bzw. Rolloutplans sollte in enger Zusammenarbeit mit den Anbietern erfolgen. Hierbei werden Meilensteine definiert, Ressourcen zugewiesen und Zeitpläne festgelegt. Entscheidend hierbei ist unseres Erachtens insbesondere die Festlegung von realistischen und planbaren Meilensteinen (insbesondere des Go-Live-Datums) und die Berücksichtigung von individuellen Ressourcenengpässen (z.B. Jahresabschluss- bzw. Budgetierungsphase der Accounting- und Controllingteams).
Zudem ist der Aufbau einer leistungsfähigen Projektorganisation entscheidend für den Erfolg des Implementierungsprojekts. Hierbei unterstützen wir unsere Kunden bei der Erstellung eines Projektorganigramms, der Definition von Projektrollen und -gremien sowie die Zusammenstellung des kundenseitigen Projektteams. Des Weiteren soll in dieser Phase bereits der Aufbau bzw. die Vorbereitung der benötigten Projektinfrastruktur erfolgen, um den eigentlichen Start des Implementierungsprojekts möglichst reibungslos und fokussiert gestalten zu können. Hierzu zählen z.B. die Auswahl von geeigneten Projektmanagementtools, der Aufbau der entsprechenden Testinfrastrukturen und die Erstellung eines Projekthandbuchs bzw. -leitfadens.
Zusätzlich empfiehlt es sich, in dieser Phase bereits die wesentlichen Weichen hinsichtlich eines erfolgreichen Changemanagements zu stellen, durch eine Change-Impact-Analyse und die Definition eines gesamtheitlichen Change-Konzepts für das gesamte Implementierungsprojekt.
Innerhalb der einzelnen Phasen bzw. Schritte werden klare Deliverables abgeleitet, die jeweils die Voraussetzung für den darauffolgenden Schritt darstellen und sich modular ergänzen:
Fazit
Um die wegweisende und bedeutende Entscheidung der Auswahl eines (neuen) ERP-Systems bestmöglich abzusichern, empfiehlt sich die Durchführung eines strukturierten Auswahlprozesses. Hierbei soll in einem dynamischen Marktumfeld, anhand von objektiv bewertbaren Kriterien, die beste Lösung für die individuellen Anforderungen gefunden werden. Zudem können somit bereits während der Auswahl die Weichen für ein späteres Implementierungsprojekt gestellt und die Organisation bestmöglich auf das bevorstehende Transformationsprojekt vorbereitet werden.
Mit unserer langjährigen Erfahrung in ERP-Auswahl- und Transformationsprojekten sowie unserer kombinierten fachlichen und technisch-prozessualen Expertise, ist die PAS der perfekte Partner für die strukturierte und zielgerichtete Auswahl Ihres zukünftigen ERP-Systems.
Mit unserer langjährigen Erfahrung in ERP-Auswahl- und Transformationsprojekten sowie unserer kombinierten fachlichen und technisch-prozessualen Expertise, ist die PAS der perfekte Partner für die strukturierte und zielgerichtete Auswahl Ihres zukünftigen ERP-Systems.
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