Die Macht der Daten: Wie das Umsatzkostenverfahren die Grundlage für effektives Reporting bildet
Daten sind der Schlüssel erfolgreicher Unternehmensführung. Doch wie kann der Finanzbereich sicherstellen, dass im Unternehmen die richtigen Finanzdaten vorhanden sind und diese effektiv genutzt werden?
Das Umsatzkostenverfahren ist eine wichtige Komponente eines modernen, multi-dimensionalen und datenbasierten Controllings und bietet eine zielgerichtete Bewertung von Kosten und Erlösen, was die Grundlage für ein effektives Reporting bildet.
Das Umsatzkostenverfahren hat daher insbesondere bei kapitalmarktorientierten Unternehmen und im Private Equity-Umfeld eine große Bedeutung, da es einen detaillierten Einblick in die Performance des Unternehmens bietet.
Gerne teilen wir mit euch unsere Erfahrungen, warum viele unserer Mandanten auf das Umsatzkostenverfahren umstellen und wie bei einer Umstellung vorzugehen ist.
Was versteht man unter dem Umsatzkostenverfahren?
Von den Umsatzerlösen werden nur die Aufwendungen abgezogen, die direkt mit den in der Periode erzielten Umsatzerlösen zusammenhängen. Bei der Darstellung von Aufwendungen, wie Gehälter, Abschreibungen etc., werden primär Funktionsbereiche wie Verwaltung oder Vertrieb verwendet, anstatt die einzelnen Kostenarten (wie z.B. Materialaufwand oder Personalaufwand) auszuweisen.
Die Grundidee des Umsatzkostenverfahrens ist es, die erzielten Umsatzerlöse den direkten Kosten gegenüberzustellen, um eine Art Deckungsbeitragsrechnung zu erstellen. Der Deckungsbeitrag gibt dabei an, welcher Betrag nach Abzug der Herstellungskosten zur Deckung der nicht produktionsbezogenen Kosten und letztendlich des Gewinns zur Verfügung steht.
In Deutschland sind sowohl das Gesamtkostenverfahren (GKV) als auch das Umsatzkostenverfahren (UKV) zulässige Verfahren zur Gewinnermittlung. Im Handelsgesetzbuch regelt § 275 Abs. 1 bis 3 die Anwendbarkeit beider Methoden. Gleiches gilt gem. IAS 1.102 und IAS 1.103 i.V.m. IAS 1.104 grundsätzlich auch für die Gewinnermittlung nach International Financial Reporting Standards (IFRS).
In Deutschland wird das Gesamtkostenverfahren deutlich häufiger angewendet als das Umsatzkostenverfahren. Die Ermittlung des Gewinns nach dem GKV und dem UKV führt bei einer einheitlichen Bewertung der Bestände an fertigen und unfertigen Erzeugnissen zu einem identischen Ergebnis.
Im Ausland ist allerdings das Umsatzkostenverfahren deutlich weiter verbreitet und wird insbesondere in den USA und einigen anderen englischsprachigen Ländern fast ausschließlich angewendet. In Europa ist es weniger gebräuchlich als das Gesamtkostenverfahren, jedoch wird es z.B. in Großbritannien und Irland bevorzugt. In anderen Ländern, wie beispielsweise Frankreich, ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben.
Aufgrund der besseren Vergleichbarkeit und internationalen Verbreitung spielt das Umsatzkostenverfahren bei der Erstellung von Abschlüssen nach IFRS regelmäßig eine große Rolle.
Was sind die Unterschiede zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren?
Das Gesamtkostenverfahren sieht in der Gewinn- und Verlustrechnung eine Gliederung der Aufwendungen und Erträge nach Aufwands- und Ertragsarten (z. B. Material- und Personalkosten) vor. Dabei werden den Erlösen alle Kosten, die in der jeweiligen Periode bei der betrieblichen Leistungserstellung entstanden sind, gegenübergestellt. Sofern sich in der Periode die Lagerbestandsveränderungen ergeben oder aktivierte Eigenleistungen vorliegen, wird in Höhe der korrespondierenden Kosten eine Bestandserhöhung/-minderung bzw. eine Eigenleistung berücksichtigt.
Beim Umsatzkostenverfahren erfolgt eine Gliederung der betrieblichen Aufwendungen nach Funktionsbereichen. Die Grundstruktur umfasst dabei mindestens die Elemente Umsatzerlöse, Umsatzkosten (der Produktion), Vertriebsaufwand, allgemeiner Verwaltungsaufwand sowie Zinserträge/-aufwand. Sofern relevant, werden häufig noch Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen als separater Funktionsbereich ausgewiesen.
In jedem Funktionsbereich werden die Kostenarten verschiedener Abteilungen oder Kostenstellen zusammengezogen. Produktion, Einkauf und Logistik werden z. B. als Umsatzkosten zusammengefasst, Vertrieb, Versandlogistik und Marketing gehören zu den Vertriebsaufwendungen und Finanzen, Geschäftsleitung, Personal und IT zu den allgemeinen Verwaltungsaufwendungen. Dadurch sind gleiche Kostenarten an mehreren Stellen der Gewinn- und Verlustrechnung zu finden.
Anders als beim Gesamtkostenverfahren werden den Umsatzerlösen nur die für die verkauften Leistungen entstandenen Herstellungskosten gegenübergestellt. Das Umsatzkostenverfahren kennt daher keine Bestandsveränderungen. Wenn z.B. in einer vorangegangenen Periode hergestellte Erzeugnisse verkauft werden, enthalten die zur Erzielung dieser Umsatzerlöse ausgewiesenen Herstellungskosten die Herstellungskosten, die in der Vorperiode angefallen sind.
Was sind die Gründe für eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren?
Die Gründe für eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren können sehr unterschiedlich sein.
Bei den meisten unserer Projekte handelt es sich um Unternehmen, die sich in Richtung Kapitalmarkt entwickeln und somit erhöhte Anforderungen an ihre Rechnungslegung erfüllen müssen. Zudem sind es Unternehmen, die aufgrund von Internationalisierung oder durch den Einstieg internationaler Investoren einen höheren Grad an Transparenz und Vergleichbarkeit benötigen.
Eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren kann aus verschiedenen strategischen Gründen vorteilhaft sein:
- Vereinfachte Kostenstrukturen: Da beim Umsatzkostenverfahren nur die direkten Herstellungskosten den Umsatzerlösen gegenübergestellt werden, ergibt sich eine höhere Aussagekraft der Gewinn- und Verlustrechnung.
- Optimierte Steuerung: Das Umsatzkostenverfahren liefert in der Gewinn- und Verlustrechnung wertvolle Informationen über die tatsächlichen Kosten und den Deckungsbeitrag von Produkten oder Dienstleistungen. Dadurch können bessere Entscheidungen auf Basis von fundierten Daten getroffen werden.
- Effizienzsteigerung: Die höhere Transparenz bei der Kostenstruktur und eine gezieltere Analyse kann zu einem Umdenken im gesamten Unternehmen führen, so dass Potenziale zur Kostenreduzierung früher identifiziert werden, was insgesamt zu einer Effizienzsteigerung und potenziellen Wettbewerbsvorteilen führen kann.
- Höhere Vergleichbarkeit: Das Umsatzkostenverfahren ermöglicht eine bessere Vergleichbarkeit von Unternehmen und Branchen, da die Kostenstruktur vereinfacht und die Gewinn- und Verlustrechnung aussagekräftiger wird. Dadurch können Unternehmen besser miteinander verglichen werden.
- Effektivere Planung: Da beim Umsatzkostenverfahren nur die direkten Herstellungskosten erfasst werden, ist eine bessere Planbarkeit der Kosten möglich. Dies erleichtert die Kostenkontrolle und ermöglicht eine effektivere Planung.
In einigen Fällen führen strategische Entscheidungen fast unweigerlich zu einer Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren:
- Internationalisierung: Wenn ein Unternehmen eine Internationalisierung plant, kann es von Vorteil sein, auf das Umsatzkostenverfahren umzustellen, da nur so eine Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern gegeben ist. Zudem ist es wahrscheinlich, dass internationale Geschäftspartner oder Geldgeber für Vergleichszwecke eine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren fordern.
- Compliance: In einigen Ländern ist das Umsatzkostenverfahren gesetzlich vorgeschrieben, d.h. die Aufnahme einer Geschäftstätigkeit in diesen Ländern kann eine Umstellung notwendig machen.
- International Financial Reporting Standards: Bei einer Entscheidung zur Umstellung der Rechnungslegung auf IFRS kann es sinnvoll sein die Gewinn- und Verlustrechnung auf das Umsatzkostenverfahren umzustellen.
- Börsengang: Da bei einem Börsengang eine hohe Transparenz der Unternehmensdaten erforderlich ist, kann das Umsatzkostenverfahren notwendig werden, um das Vertrauen der Investoren zu stärken.
Da das Umsatzkostenverfahren stärker auf die Erhebung von Daten und Informationen fokussiert ist, wird es deutlich innovativer bewertet als das Gesamtkostenverfahren. Im Gegensatz zum Gesamtkostenverfahren setzt das Umsatzkostenverfahren auf eine stärkere Verknüpfung der Kosten mit Umsatz und Produkterlösen. Es erfordert eine Ermittlung der tatsächlichen Erlöse und Kosten pro Produkt oder Dienstleistung und ermöglicht so eine differenziertere Analyse der Profitabilität einzelner Produkte oder Dienstleistungen, fundiertere Entscheidungen sowie eine detailliertere Analyse der Geschäftsprozesse.
Das Umsatzkostenverfahren ist somit ein Bestandteil eines modernen Controllings und kann dazu beitragen, die Performance im Unternehmen nachhaltig zu verbessern
Wie ist bei einer Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren vorzugehen?
Bei einer Umstellung vom Gesamtkostenverfahren auf das Umsatzkostenverfahren unterscheiden wir zunächst zwischen retrograder und prospektiver Umstellung.
Bei einer retrograden Umstellung werden historische Daten in das Umsatzkostenverfahren umgerechnet. In einem solchen Fall erfolgt die Umstellung meist nicht in den operativen Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systemen, sondern außerhalb auf Basis vereinfachender Annahmen und Schlüsselungen. Eine retrograde Umstellung kann notwendig werden, wenn aufgrund regulatorischer Anforderungen oder auch bei einem geplanten Börsengang eine Gewinn- und Verlustrechnung für historische Perioden nach dem Umsatzkostenverfahren benötigt wird. Daneben kann eine retrograde Umstellung sinnvoll sein, wenn für zukünftige Perioden Vorjahreszahlen als Vergleichsdaten benötigt werden.
Bei einer prospektiven Umstellung wird das Umsatzkostenverfahren erst ab dem Zeitpunkt der Umstellung und für zukünftige Perioden angewendet. D.h. die Umstellung wird direkt in den zugrundeliegenden Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systemen vorgenommen und erfolgt nach weitgehend verursachungsgerechten Strukturen und Kosten. Bei modernen Systemen ist sogar eine parallele Darstellung nach Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren möglich.
Im direkten Zusammenhang mit der zeitlich orientierten Unterscheidung steht auch die Unterscheidung nach der Umstellungsebene.
a) Bei einer Umstellung auf der Auswertungsebene geht es um eine Einführung im Berichtswesen, d.h. eine Umstellung erfolgt i.d.R. nicht in den operativen Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen, sondern außerhalb in einem Corporate Performance Management System (z.B. LucaNet) oder in Excel. Bei dieser Umstellungsmethode bleibt das Gesamtkostenverfahren als grundlegendes Gliederungsschema des Kontenplans bestehen. Finance-Prozesse und -Abläufe, IT-Systeme und Schnittstellen bleiben weitestgehend unverändert. Die Logik für die Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren steckt in einer Überleitungsmatrix, die aus einer Kombination aus Kostenarten und Kostenstellen besteht und so eine Transformation in das UKV-Schema ermöglicht.
Der Vorteil dieser Umstellungsmethode ist, dass sie schneller und kosteneffektiver ist. Der Nachteil ist, dass die Daten möglicherweise nicht vollständig oder genau genug sind und dass in den Vorsystemen keine detaillierte Auswertung der Daten nach dem Umsatzkostenverfahren möglich ist und auf der Auswertungsebene die UKV-Daten meist nur verdichtet vorliegen.
b) Eine Umstellung auf der Erfassungsebene erfordert die Implementierung des Umsatzkostenverfahrens in der Buchhaltung. Sämtliche Kosten werden dabei bei der Erfassung funktionsbezogen erfasst oder abgeleitet und verbucht.
Beispiel: Ermittlungsmöglichkeiten von Funktionsbereichen in SAP S/4HANA
- Ableitung aus Stammdaten (Sachkonten, Kostenstellen, Aufträgen etc.)
- FI-Substitution (Validierungsregeln)
- Manuelle Eingabe
Eine Umstellung auf der Erfassungseben erfordert Änderungen in den Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systemen, den Datenstrukturen, im Kontenplan sowie bei den damit im Zusammenhang stehenden Dokumentationen, Arbeitsabläufen und Organisationsstrukturen.
Der Vorteil einer Umstellung auf der Erfassungsebene ist, dass die Buchhaltungsdaten von Anfang an in der für das Umsatzkostenverfahren geeigneten Form vorliegen, was die Möglichkeiten bei Auswertung und Reporting erhöht und den Aufwand reduziert. Der Nachteil ist, dass für eine Umstellung auf der Erfassungsebene umfangreiche Änderungen der Buchhaltungsprozesse und IT-Systeme notwendig sind, was mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden sein kann. Außerdem erfordert diese Umstellungsmethode im Finance-Team entsprechende Schulung und Einarbeitung.
Die Wahl der im konkreten Fall sinnvollen Umstellungsebene ist von Kriterien wie Arbeitsaufwand, Integrationsgrad von Rechnungswesen und Controlling, gewünschter Verlässlichkeit der Informationen sowie Umstellungsaufwand und Zeitdruck abhängig.
Neben den direkten Auswirkungen, die eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren mit sich bringt, sind zusätzliche, indirekte Effekte zu berücksichtigen:
- Finanzkennzahlen: Die Verwendung des Umsatzkostenverfahrens kann zu Veränderungen in den Finanzkennzahlen des Unternehmens führen.
- Unternehmenskultur: Eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren kann zu einem stärkeren Kosten- und Margen-Bewusstsein und einer veränderten Unternehmenskultur führen.
- Planung: Da sich die Gewinnermittlung durch die Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren ändert, müssen auch die Planungsprozesse entsprechend angepasst werden.
- Vergleichszahlen: Eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren erfordert eine Anpassung von historischen Vergleichszahlen.
- Incentivierung: Wenn variable Vergütungsbestandteile auf Gewinnkennzahlen basieren, müssen die Anreizsysteme entsprechend angepasst werden.
- Reporting: Eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren erfordert Anpassungen der BI- und Reportingsysteme, da Kennzahlen und Reports neu definiert und aufgebaut werden müssen.
CFGI Germany – Perfect Match für die Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren!
Eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren ist ein multidimensionales Projekt für das es fundierte Kenntnisse und Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung, Rechnungswesen, Controlling und Kostenrechnung sowie der Anwendung und den Möglichkeiten mit ERP-Systemen erfordert.
Darüber hinaus hat eine Umstellung auf das Umsatzkostenverfahren auch Folgeeffekte auf Themen wie Prozesse, Steuerung und Incentivierung, für die ein umfassendes Verständnis für den CFO-Bereich wichtig ist.
Mit unserer Erfahrung und kombinierten fachlichen sowie technisch-prozessualen - Expertise entlang der CFO-Agenda ist die CFGI Germany GmbH der perfekte Partner für eine geplante Umstellung vom Gesamtkostenverfahren auf das Umsatzkostenverfahren.
Gerne berichten wir von unseren Erfahrungen bei erfolgreichen UKV-Umstellungen.